Màn hình nhập chứng từ gồm 5 phần.

  • 1. Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ

thông tin chung của chứng từ

Trong đó:

  • ngày ghi sổ Là ngày nhập chứng từ vào phần mềm, ban đầu phần mềm tự động nhập vào ngày làm việc đang chọn
  • ngày chứng từ Là ngày thực tế chứng từ phát sinh, ban đầu phần mềm tự động nhập vào ngày hiện tại sử dụng.

Cách chọn lại ngày ghi sổ hay ngày chứng từ thực hiện tương tự như cách chọn ngày làm việc. Có thể gõ lại ngày cần sửa. Hình minh họa

lịch

  • số phiếu Số phiếu gồm có phần số và phần chữ, phần mềm sẽ tự động điền mục này, có thể tùy chỉnh ( nếu muốn)
  • số chứng từ gốc Số chứng từ gốc kèm theo chứng từ được nhập
  • nội dung Nhập nội dung của chứng từ, chi tiết của nghiệp vụ phát sinh mà chứng từ phản ánh

Trong lúc nhập, với những nội dung trùng nhau phần mềm sẽ tự động hiển thị để người dùng có thể chọn nhanh. Hoặc có thể chọn nhanh những nội dung của chứng từ đã nhập trước đó bằng cách chọn dấu

  • ghi chú Nhập các ghi chú cần thiết (nếu cần)
  • nhân viên Tên nhân viên thực hiện nghiệp vụ phát sinh phản ánh trên chứng từ. Bấm vào nút để chọn tên nhân viên. Nếu đã có tên nhân viên trong danh mục nhân viên thì chỉ cần chọn tên nhân viên với mã tương ứng.

Trường hợp tên nhân viên chưa nhập vào danh mục thì phải thêm mới danh mục tên nhân viên bằng cách nhấn phím F3 trên bàn phím sau đó thêm tên nhân viên tương ứng. Có thể nhấn phím F3 để chọn màn hình sửa danh mục tên nhân viên.

  • người nhận tiền Tên đối tác cùng thực hiện nghiệp vụ. Tùy theo từng chứng từ được chọn thì đối tượng này được gọi với các tên khác nhau. Ví dụ như ở phiếu thu là người nhận tiền, ở phiếu chi là người nộp tiền, ở giấy báo Nợ, báo Có là người giao dịch

Với đối tượng này nếu đã được nhập trước đó thì chỉ cần chọn vào nút sau đó chọn đối tượng cần thiết

Với đối tượng mới lần đầu nhập vào thì có thể gõ trực tiếp

  • địa chỉ Địa chỉ tương ứng của đối tác thực hiện nghiệp vụ ở trên

Với đối tác thực hiện đã được nhập trước đó thì sau khi nhập tên đối tác thì địa chỉ sẽ tự động hiện lên

Với đối tác lần đầu được nhập vào thì có thể gõ trực tiếp địa chỉ

  • Có thể sử dụng phím Tab trên bàn phím để di chuyển tới các trường nhập chứng từ nhanh hơn


  • 2. Các định khoản

màn hình định khoản

Trong màn hình chứng từ chọn tab Định khoản cho phép người dùng nhập, xem các định khoản của chứng từ phát sinh.

Màn hình xem định khoản cho phép nhập chi tiết theo từng đối tượng theo dõi của từng tài khoản được thiết lập trong bước thiết lập hệ thống tài khoản.

Số trong ngoặc cho biết số định khoản đã được nhập trong chứng từ đang mở. Một chứng từ cho phép nhập nhiều định khoản, tuy nhiên định khoản phải đúng với tên chứng từ, tránh trường hợp kê khai trùng chứng từ.


  • 3. Các hóa đơn

màn hình hoá đơn

  • Trong màn hình chứng từ chọn tab Hóa đơn cho phép người dùng nhập, xem, sửa hóa đơn.
  • Những thông tin này được nhập chi tiết theo từng hóa đơn theo ngày nhập, kí hiệu hóa đơn, số hóa đơn....đây sẽ là căn cứ để xuất dữ liệu qua phần mềm hỗ trợ kê khai.
  • Phần mềm cho phép xuất dữ liệu qua phần mềm Hỗ trợ kê khai của Tổng cục thuế để in báo cáo có mã vạch mà không mất thời gian nhập lại.
  • Số trong ngoặc cho biết số hóa đơn được nhập trong chứng từ đang mở. Một chứng từ cho phép nhập nhiều hóa đơn.


  • 4. Các bút toán ngoài bảng

màn hình ngoài bảng

Trong màn hình chứng từ chọn tab Ngoài bảng cho phép người dùng nhập, xem sửa, xóa các bút toán ngoài bảng.

Số trong ngoặc cho biết số bút toán ngoài bảng hiện có trong chứng từ được mở.


  • 5. Các nút chức năng

các nút chức năng

  • Các nút chức năng cho phép thực hiện các thao tác với chứng từ như thêm, xóa, lưu, xem.
  • Ngoài ra vùng chữ đỏ cho phép xem nhanh số dư của tài khoản hoặc số lượng, đơn giá tồn kho của các đối tượng được chọn trong chứng từ.
  • Với 1 chứng từ phần mềm cho phép xem và in nhiều mẫu in với các chứng từ liên quan.
  • Trong các dấu ngoặc của các nút chức năng là các phím tắt tương ứng với các nút giúp cho việc nhập số liệu được nhanh chóng.

8 bước làm quen với Phần mềm Kế Toán Tony: Hướng dẫn nhanh