Trong công tác kế toán thường gặp phải những nghiệp vụ phát sinh có thể có 2 chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán trùng nhau. Những chứng từ như vậy được gọi là chứng từ trùng. Trong kế toán máy khái niệm bút toán trùng được định nghĩa và hiểu như sau: Mỗi một nghiệp vụ kế toán sẽ được cập nhật vào máy 1 lần vì phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu sang các phân hệ liên quan. Nhưng khi một nghiệp vụ kế toán liên quan đến 2 phần hành khác nhau -> sẽ được kế toán theo dõi ở 2 phân hệ khác nhau (do 2 nhân viên kế toán khác nhau theo dõi và chúng có thể chứa các thông tin khác nhau). Ví dụ như bán hàng thu tiền ngay thì hoá đơn bán hàng do kế toán tiêu thụ thực hiện và có các thông tin về lượng, đơn giá, trị giá hàng hoá còn phiếu thu tiền do kế toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thông tin về tổng giá trị hàng bán ra.

Chủ đề này quy định về cách cập nhật chứng từ trên máy để tránh trường hợp xảy ra việc trùng chứng từ. Thứ tự ưu tiên khi nhập chứng từ như sau:

1. Đối với kế toán Tiền mặt sẽ được ưu tiên cao nhất tức là trong bất cứ trường hợp nào liên quan đến tiền mặt.

2. Đối với Tiền gửi ngân hàng sẽ được ưu tiên thứ 2 trong trường hợp liên quan đến tiền gửi. Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ. Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu).

.....

Tương tự cho các trường hợp còn lại theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống theo trình tự sắp xếp của phân hệ kế toán trong phần mềm.

phân hệ kế toán

Ví dụ

Khi mua vật tư hàng hóa bằng tiền mặt Người làm Kế toán Tiền mặt sẽ nhập thông tin vào phiếu chi. phần mềm chỉ có một màn hình chung nhất cho tất cả các chứng từ, vì thế kế toán tiền mặt cũng đã nhập tất cả cá thông tin mà kế toán vật tư hàng hóa phải theo dõi như thông tin phục vụ cho việc quản lý kho hàng, vật tư. Vì thế kế toán vật tư không phải nhập chứng từ nhưng vẫn theo dõi được thông tin quản lý vật tư, hàng hóa và vấn đề trùng chứng từ không xảy ra.

Bảng chỉ dẫn cách sử dụng màn hình nhập chứng từ

Tên chứng từ

Kí hiệu

Cách sử dụng

Kế toán tiền mặt



Phiếu chi

PC

Dùng cho các nghiệp vụ chi quỹ tiền mặt

Phiếu thu

PT

Dùng cho các nghiệp vụ thu quỹ tiền mặt

Kế toán tiền gửi



Giấy báo Nợ

GBNO

Dùng để hạch toán các khoản chi qua các tài khoản tiền gửi ngân hàng trừ nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt

Giấy báo Có

GBCO

Dùng để hạch toán các khoản thu qua các tài khoản tiền gửi ngân hàng trừ nghiệp vụ chi tiền mặt gửi tiền vào tài khoản ngân hàng

Kế toán tiền vay



Vay tiền

VT

Dùng cho các nghiệp vụ vay tiền không thu về tiền mặt hay tiền gửi ví dụ như dùng trực tiếp khoản tiền vay trả nợ nhà cung cấp hay nghiệp vụ vay bằng hiện vật...

Trả tiền vay

TTV

Dùng cho các nghiệp vụ trả tiền vay không bằng tiền mặt hay tiền gửi ví dụ như trả khoản vay bằng hiện vật, hàng hóa...

Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ



Doanh thu bán hàng hóa

DTHH

Dùng cho các nghiệp vụ bán hàng hóa không thu tiền ngay (tiền mặt hay tiền gửi). Tự động xuất kho hàng hóa

Doanh thu bán thành phẩm

DTTP

Dùng cho các nghiệp vụ bán thành phẩm không thu tiền ngay (tiền mặt hay tiền gửi). Tự động xuất kho thành phẩm

Doanh thu dịch vụ

DTDV

Dùng cho các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ không thu tiền ngay ( tiền mặt hay tiền gửi)

Doanh thu khác

DTK

Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh doanh thu hoạt động tài chính hay thu nhập khác ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhưng không thu được bằng tiền (tiền mặt hay tiền gửi)

Kế toán quản lý kho



Nhập kho

NK

Dùng cho các nghiệp vụ nhập điều chỉnh hàng tồn kho...

Nhập nguyên vật liệu

NNVL

Dùng cho nghiệp vụ mua nguyên vật liệu 152 trả chậm, hạch toán qua công nợ phải trả người bán.

Nhập công cụ dụng cụ

NCCDC

Dùng cho nghiệp vụ mua vật tư 153 trả chậm, hạch toán qua công nợ phải trả người bán

Nhập hàng thương mại

NHTM

Dùng cho các nghiệp vụ mua hàng hóa 156 trả chậm, hạch toán qua công nợ phải trả người bán

Nhập thành phẩm

NTP

Dùng để nhập kho thành phẩm (Ghi Nợ TK 155). Chỉ nhập số lượng, còn giá trị do phần mềm tự động tính.

Nhập hàng bị trả lại

NHBTL

Dùng cho nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại. Hạch toán ghi giảm công nợ, giảm doanh thu và điều chỉnh thuế đầu ra

Xuất kho

XK

Dùng cho các nghiệp vụ xuất hàng tồn kho theo kiểm kê

Xuất nguyên vật liệu

XNVL

Dùng cho các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất, đưa vào sử dụng 152, 153

Xuất công cụ dụng cụ

XCCDC

Dùng cho các nghiệp vụ xuất vật tư, công cụ dụng cụ 153

Xuất bán hàng thương mại

XHBTM

Dùng cho các nghiệp vụ bán hàng thương mại 156 (ghi nhận giá vốn), thường do phần mềm tự động thực hiện khi nhập bút toán ghi nhận doanh thu

Xuất bán hàng thành phẩm

XBHTP

Dùng cho các nghiệp vụ xuất bán thành phẩm 155 (ghi nhận giá vốn); thường do phần mềm tự động thực hiện khi nhập bút toán ghi nhận doanh thu

Chuyển kho

CK

Dùng cho các nghiệp vụ điều chuyển vật tư, hàng hóa, thành phẩm giữa các kho với nhau: xuất chuyển kho nội bộ, xuất hàng gửi bán đại lý

Điều chỉnh tồn kho

DCTK

Dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh tồn kho khi kiểm kê lại kho phát hiện thừa hay thiếu vật tư hàng hóa.

Kế toán TSCĐ



Tăng TSCĐ

TTS

Dùng cho các ngiệp vụ phản ánh tăng tài sản cố định mà không do chi tiền mặt, tiền gửi hay tiền vay. Ví dụ như tăng tài sản do cấp trên cấp vốn bằng tài sản, chưa trả tiền cho người bán....

Giảm TSCĐ

GTS

Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh giảm tài sản cố định nhưng không làm tăng quỹ tiền mặt hay tiền gửi. Ví dụ như phản ánh tài sản giảm khi thanh lý, nhượng bán hay chuyển tài sản đi đầu tư góp vốn liên doanh, liên kết...

Điều chỉnh nguyên giá TSCĐ

DCTS

Dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh nguyên giá ví dụ như điều chỉnh tăng sau khi sửa chữa lớn làm tăng nguyên giá của tài sản

Khấu hao tài sản

KHTS

Dùng cho các nghiệp vụ trích khấu hao đặc biệt như khấu hao tài sản theo mùa vụ, khấu hao tài sản khi phát hiện thừa tài sản dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Kế toán tổng hợp



Kế toán tiền lương

KTTL

Hạch toán vào chi phí các khoản lương và các khoản trích theo lương công ty nộp

Chuyển đổi công nợ

CDCN

Dùng cho các nghiệp vụ chuyển đổi công nợ

Bút toán tổng hợp

BTTH

Dùng cho các nghệp vụ tổng hợp, các bút toán điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm thuế GTGT

Bút toán khác

BTK

Dùng cho các nghiệp vụ không nằm trong các nghiệp vụ trên

Kế toán tự động



Kế toán tự động


Dùng cho các nghiệp vụ trích khấu hao, phân bổ chi phí trả trước, các bút toán kết chuyển cuối kì, bút toán phân bổ do phần mềm tự động thực hiện

8 bước làm quen với Phần mềm Kế Toán Tony: Hướng dẫn nhanh