Phần tiếp theo sẽ liệt kê các định khoản thường gặp trong phân hệ kế toán quản lý kho. Cấu trúc của phần liệt kê này là:

  • Nội dụng hạch toán: Nội dung của nghiệp vụ
  • Hạch toán: Chi tiết định khoản của nghiệp vụ
  • Phân hệ hạch toán: Hướng dẫn phân hệ hạch toán tương ứng theo nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh hiện tượng trùng chứng từ

Căn cứ vào hướng dẫn trên, tùy vào nội dung nghiệp vụ, theo hướng dẫn phân hệ hạch toán người dùng chọn chứng từ nhập vào phù hợp sau đó thực hiện hạch toán như hướng dẫn định khoản.

Hướng dẫn thêm mới chứng từ được hướng dẫn chi tiết tại Các thao tác khi thêm mới chứng từ

Ngoài ra, các chứng từ xuất kho còn có chức năng hỗ trợ đặc biệt là chọn nhanh danh mục từ hàng tồn kho. Hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng chức năng này như sau:

Bước 1: Mở một trong các chứng từ xuất kho bất kì

Bước 2: Để chọn nhanh mặt hàng từ danh mục hàng tồn kho người dùng bấm phím F12 trên bàn phím hoặc kích phải chuột và chọn Chọn mặt hàng từ bảng hàng tồn kho.

xuất bán hàng thương mại

Sau khi chọn màn hình hiển thị:

xuất kho chọn từ tồn kho

Bước 3: Người dùng chọn tài khoản tồn kho, kho hàng, tài khoản nợ, sau khi chọn xong thì phần mềm sẽ hiển thị danh sách hàng tồn kho hiện có với những thông tin như mã, tên, ĐVT, Đơn giá bình quân, giá trị tồn, số lượng tồn. Người dùng chỉ cần chọn mã hàng hóa và chọn % xuất kho hoặc số lượng xuất thì phần mềm sẽ tự động tính cột thành tiền.

xuất kho chọn từ tồn kho

Bước 4: Để nhập dữ liệu, sau khi chọn các thông tin trên người dùng nhấn nút . Khi đó màn hình chứng từ xuất hiện như sau:

xuất bán hàng thương mại

Bước 5: Phần mềm trả về màn hình nhập chứng từ người dùng tiếp tục thực hiện thêm các định khoản khác(nếu cần), sau đó nhấn nút để lưu lại chứng từ.

Để chọn hàng tồn kho từ kho khác người dùng tiếp tục thực hiện lại từ bước 2

STT

Nội dung

Hạch toán

Phân hệ hạch toán

1

Mua nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa nhập kho

Nợ TK 152,153,156

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111,112,131,141: Tổng giá thanh toán

Kế toán tiền mặt hoặc tiền gửi, hạch toán tương ứng. Nếu chưa trả tiền hạch toán vào phân hệ kế toán quản lý kho(nhập kho tương ứng)

2

Khi nhận vốn góp bằng nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa

Nợ TK 152,153,156

 Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

Kế toán quản lý kho (nhập kho tương ứng)

3

Các chi phí về thu mua, vận chuyển, bốc xếp nguyên liệu,CCDC, hàng hóa từ nơi mua về nhập kho doanh nghiệp


Nợ TK 152,153,156,211...

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

 Có TK 111,112,131,141: Tổng giá thanh toán

Kế toán tiền mặt hoặc tiền gửi, hạch toán tương ứng. Nếu chưa trả tiền hạch toán vào phân hệ kế toán quản lý kho(nhập kho tương ứng)

4

Khi xuất kho nguyên liệu để tự chế biến

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

  Có TK 152: Nguyên liệu - vật liệu

Kế toán quản lý kho (xuất kho tương ứng)

5

Khi nhập kho nguyên liệu, vật liệu đã tự chế biến xong

Nợ TK 152: Nguyên liệu - Vật liệu

  Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Kế toán quản lý kho (nhập kho tương ứng)

6

Đối với nguyên liệu,vật liệu, CCDC, hàng hóa thừa phát hiện khi kiểm kê

Nợ TK 152,153,156

 Có TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết

Kế toán quản lý kho (nhập kho tương ứng)

7

Khi có quyết định xử lý đối với tài sản thừa khi kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý ghi

Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết

 Có TK liên quan

Tùy thuộc vào tài khoản liên quan

8

Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu, CCDC, hàng hóa sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Nợ TK 154,642....

 Có TK152,153,156

Kế toán quản lý kho (xuất kho tương ứng)

9

Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu, CCDC, hàng hóa sử dụng cho hoạt động XDCB

Nợ TK 241: XDCB dở dang

 Có TK152,153,156

Kế toán quản lý kho (xuất kho tương ứng)

10

Đối với nguyên vật liệu, CCDC đưa đi góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, đầu tư vào công ty liên kết

Nợ TK 221: Đầu tư dài hạn (2212,2213) Theo giá trị đánh giá lại

Nợ TK 811: Chí phí khác (chênh lệch do giá tri đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ)

 Có TK152,153,156

 Có TK 711: Thu nhập khác (chênh lệch do giá tri đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ)

Kế toán quản lý kho (xuất kho tương ứng)

11

Đối với nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê: Mọi trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu trong khi hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phất hiện thiếu khi kiểm kê phải lập biên bản xử lý và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán


Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán




Nếu giá trị nguyên vật liệu hao hụt nằm trong phạm vị cho phép(hao hụt vật liệu trong định mức)

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

 Có TK152: Nguyên liệu, vật liệu

Kế toán quản lý kho (xuất kho tương ứng)


Nếu hao hụt, mất mát chưa rõ nguyên nhân ghi:

Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

 Có TK152: Nguyên liệu, vật liệu

Kế toán quản lý kho (xuất kho tương ứng)


Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định xử lý ghi

Nợ TK 111: Người phạm lỗi nộp tiền bồi thường

Nợ TK 1388: Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi

Nợ TK 334: Trừ vào lương của người phạm lỗi

Nợ TK 632: phần giá trị hao hụt mất mát nguên liệu, vật liệu còn lại tính vào giá vốn hàng bán

 Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

Kế toán tiền mặt hoặc phân hệ kế toán tổng hợp

12

Xuất CCDC sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh (nếu giá trị lớn sử dụng cho nhiều kì sản xuất kinh doanh). Khi xuất kho CCDC ghi

Nợ TK 242: Chi phí trả trước

 Có TK 153: Công cụ - dụng cụ

Kế toán quản lý kho (xuất kho công cụ dụng cụ)


Khi phân bổ CCDC xuất dùng cho từng kì ghi:

Nợ TK 642,154,241

 Có TK 142,242

Kế toán tổng hợp

13

Cuối kì phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa được xác định là bán ra trong kì

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

 Có TK 156: Hàng hóa (chi phí thu mua)

Kế toán tổng hợp

8 bước làm quen với Phần mềm Kế Toán Tony: Hướng dẫn nhanh