Trình tự mở màn hình hệ thống tài khoản như sau:

Vào Quản trị > Hệ thống tài khoản

quản trị hệ thống tài khoản

Màn hình hệ thống tài khoản mở ra hiển thị:

màn hình hệ thống tài khoản

Màn hình hệ thống tài khoản gồm 4 phần.

  • 1. Cây tài khoản

Hiển thị danh sách tài khoản dạng cây thể hiện quan hệ giữa các tài khoản. Trên cây tài khoản mặc định ban đầu khi mở phần mềm đã có đầy đủ các tài khoản theo hệ thống quy định của Bộ tài chính (người dùng không nên thay đổi thứ tự này). Tùy theo tham số kế toán ban đầu doanh nghiệp chọn là tổ chức hệ thống kế toán theo Thông tư 200 hay Thông tư 133 thì cây tài khoản này sẽ được tổ chức tương ứng với từng hệ thống kế toán doanh nghiệp đã chọn.

cây tài khoản

Phần mềm có chức năng thay đổi vị trí hệ thống tổ chức cây tài khoản theo ý người dùng. Sử dụng chức năng này bằng cách tích vào ô: Cho phép kéo thả trong cây tài khoản. Sau đó thực hiện kéo thả các tài khoản ở vị trí theo nhu cầu người dùng.

cho phép kéo thả trong cây tài khoản

  • 2. Mã và tên tài khoản
  • Khi chọn một mã tài khoản tại cây tài khoản thì phần thông tin chi tiết các tài khoản được hiển thị tương ứng với tài khoản được chọn. phần này bao gồm nội dung mã tài khoản, tài khoản mẹ và tên tài khoản, tên tiếng Anh, kiểu số dư.
  • Với một số tài khoản lưỡng tính như tài khoản 131, 331 thì kiểu số dư là: lưỡng tính.
  • Với những tài khoản số dư Nợ / Có bình thường khác thì kiểu số dư là: bình thường.

thông tin chi tiết TK156

  • 3. Đối tượng theo dõi kèm theo tài khoản

Tùy theo nhu cầu quản lý thì mỗi tài khoản có hoặc không có đối tượng theo dõi. Mục đích của việc thiết lập đối tượng là hỗ trợ công tác kế toán quản trị trong việc tính phát sinh và theo dõi số dư theo từng đối tượng. Đặc điểm này giúp bạn không phải mở quá nhiều tài khoản con theo dõi chi tiết cho từng đối tượng giúp cho hệ thống tài khoản bớt cồng kềnh, phức tạp.

Ví dụ1: Công ty có nhiều tài khoản ngân hàng: VCB, TECHCOMBANK, VPBANK, …, để theo dõi tiền gửi chi tiết đến từng tài khoản ngân hàng đó, bạn xác định đối tượng theo dõi của 112 là Tài khoản ngân hàng. Như vậy bạn không cần thiết(không nên) phải mở các tài khoản con theo dõi riêng từng ngân hàng như là 112VCB, 112VPBANK.

Ví dụ 2, để thiết lập tài khoản 156 "hàng hóa tồn kho" theo từng đối tượng hàng hóa trong từng kho hàng thì cách thức tiến hành như sau:

Tại cây tài khoản chọn tài khoản 156, màn hình theo dõi đối tượng tài khoản (đối tượng được chọn tại cây tài khoản) ban đầu mở ra hiển thị:

đối tượng theo dõi TK156

đối tượng theo dõi TK156

Sau khi mở ra để sửa thì tiếp tục thiết lập các đối tượng theo dõi kèm theo tài khoản. Thực hiện theo các bước:

  • Tích vào ô Theo dõi
  • Chọn tên đối tượng cần được theo dõi kèm theo tài khoản trên danh sách liệt kê các danh mục. Ví dụ hình trên là của tài khoản 156 theo dõi theo từng loại hàng hóa vào từng kho hàng. Có thể thiết lập tài khoản chi phí (154) theo dõi theo công đoạn sản xuất, tài khoản daonh thu theo từng hợp đồng hay từng công trình... Tùy theo đặc điểm và nhu cầu quản lý, báo cáo của người dùng thì có cách chọn đối tượng phù hợp với từng tài khoản.

đối tượng theo dõi TK156

  • Với ô tùy chọn Bắt buộc nhập : Nếu chọn ô này thì khi thực hiện định khoản có liên quan đến tài khoản đang được thiết lập thì bắt buộc phải nhập chi tiết đối tượng đã được thiết lập để theo dõi. Theo ví dụ trên thì khi định khoản Nợ/ Có tài khoản 156 thì phải nhập chính xác là đang thực hiện nghiệp vụ với hàng hóa gì và ở kho nào.
  • Với ô tùy chọn Mặc định: tùy chọn này nhằm thiết lập đối tượng mặc định được theo dõi

  • 4. Các tùy chọn

Các tùy chọn nhằm thiết lập các tiện ích khi nhập định khoản cũng như theo dõi số dư tài khoản một cách khoa học hơn. Phần mềm thiết kế một màn hình tùy chọn chung nhất cho tất cả các tài khoản. Khi mở tab tùy chọn phần mềm hiển thị:

các tuỳ chọn trong TK

Tùy theo từng tài khoản được chọn tại cây tài khoản thì thiết lập các tùy chọn tương ứng.

Ví dụ khi chọn các tài khoản hàng tồn kho 15X thì thiết lập Cảnh báo khi tồn kho âm bằng cách cảnh báo khi số dư bên Có của tài khoản hàng tồn kho xuất hiện.

Các chức năng tùy chỉnh của tùy chọn:

  • Kiểm tra tồn quỹ âm: đặt bên Có tài khoản 111 và 112, khi định khoản 111 hay 112 bên Có, phần mềm sẽ kiểm tra tồn quỹ có âm hay không. Đặt mức độ: Không kiểm tra, cảnh báo (cho phép lưu) và không cho lưu.

Mức độ:

  • Không kiểm tra: Không kiểm tra tồn quỹ
  • Cảnh báo (cho phép lưu): khi tồn quỹ âm, phần mềm sẽ hiển thị biểu tượng cảnh báo, nhưng người dùng vẫn được lưu chứng từ

  • Cảnh báo (không cho lưu): Khi tồn quỹ âm, phần mềm sẽ hiển thị biểu tượng cảnh báo, đồng thời không cho lưu chứng từ.
  • Kiểm tra tồn kho: đặt bên Có các tài khoản 152, 153, 155, 156, 157, khi định khoản bên Có các tài khoản này, phần mềm kiểm tra số lượng tồn kho có âm hay không. Đặt mức độ: Không kiểm tra, cảnh báo(cho phép lưu) và không cho lưu.
  • Tài khoản theo dõi chênh lệch tỷ giá: đối với các tài khoản tiền gửi ngân hàng ngoại tệ, công nợ ngoại tệ cần theo dõi chênh lệch tỷ giá.
  • Tài khoản phát sinh chênh lệch tỷ giá: nếu xảy ra chênh lệch tỷ giá, phần mềm sẽ tự động định khoản tài khoản chênh lệch tỷ giá.
  • Tài khoản thuế GTGT: áp dụng cho các tài khoản 133, 333.
  • Tài khoản công nợ.
  • Theo dõi đích danh theo chứng từ: phần mềm Tony Accounting cho phép bạn theo dõi đích danh theo từng chứng từ. Giả sử bạn cần theo dõi số phát sinh bên có tài khoản 156 đích danh theo chứng từ theo phương pháp FIFO, bạn tích vào ô Bên Có của Phương pháp FIFO và tích vào ô Tài khoản hàng hóa ngyên liệu, thành phẩm (khi chọn những tài khoản 15X)
  • Theo dõi đích danh theo định khoản (bút toán): Phương pháp này áp dụng cho theo dõi xuất kho đích danh, giả sử cần theo dõi đích danh xuất kho tài khoản 152 theo phương pháp FIFO, bạn tích vào ô Bên Có của phương pháp FIFO (Bắt buộc chọn mục này khi doanh nghiệp tính giá theo phương pháp đích danh, LIFO,FIFO). Với mỗi định khoản người dùng sẽ nhập đích danh chính xác lô hàng nào cần được xuất kho nhằm tính giá đúng theo phương pháp đã thiết lập.

Với các tùy chọn này thường thì phần mềm đã mặc định sẵn nhưng tùy chọn cần thiết. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp đặc thù thì có thể thiết lập lại để phù hợp với công tác kế toán tại doanh nghiệp mình.

8 bước làm quen với Phần mềm Kế Toán Tony: Hướng dẫn nhanh