Để thêm mới một chứng từ, thực hiện theo trình tự sau:

  • 1. Chọn kì kế toán, ngày làm việc
  • Chọn ngày làm việc theo ngày ghi sổ chứng từ hoặc chọn kỳ kế toán mà chứng từ đó nằm trong kỳ kế toán.
  • Khi chọn ngày làm việc thì kì kế toán cũng thay đổi theo.
  • Có thể chỉ chọn kì kế toán mà chứng từ cần nhập nằm trong kì kế toán đó.
  • Nếu ngày ghi sổ là ngày hiện tại đang sử dụng phần mềm thì bỏ qua bước này.
  • Nếu ngày ghi sổ khác với ngày đang sử dụng phần mềm thì phải chọn lại ngày làm việc bằng cách sửa đổi kì kế toán đang làm việc và ngày làm việc trên thanh trạng thái (đã có hướng dẫn cách sửa đổi).
  • Phần mềm sẽ không cho phép nhập chứng từ với ngày chứng từ nằm ngoài kì kế toán bạn đã chọn vì thế không được bỏ qua bước này.
  • 2. Chọn nhóm chứng từ và nhấn nút Thêm.
  • Tại danh sách nhóm chứng từ của màn hình chứng từ, chọn tên chứng từ bạn muốn nhập bằng cách nhấp chuột vào chứng từ đó.
  • Sử dụng các nút để xem danh sách chứng từ trên màn hình chứng từ ở dạng rút gọn hay chi tiết.
  • Sau khi để màn hình chứng tù ở dạng chi tiết chọn chứng từ cần nhập. Bằng cách nhấp chuột vào vùng chứng từ đó
  • Cuối cùng chọn nút hoặc bấm phím tắt F6 để thêm mới chứng từ
  • Ví dụ để chọn chứng từ cần nhập là phiếu thu

phân hệ kế toán

  • 3. Nhập thông tin chứng từ

Sau khi chọn nút phần mềm sẽ tự động hiển thị màn hình để thêm mới chứng từ.

phiếu chi

Sau đó tiến hành nhập thông tin chứng từ. Gồm có:

Nhập thông tin chung:

Như hướng dẫn ở bước giới thiệu về thông tin chung của cách bố trí màn hình nhập chứng từ

Nhập định khoản

Bước 1: Chọn nút hoặc nhấn phím F5

Bước 2: Thêm thông tin của định khoản lần lượt như trên màn hình như TK Nợ, đối tượng bên Nợ (nếu có), Tk Có đối tượng bên Có (nếu có), nhập trường giá trị (số lượng, đơn giá, thành tiền)...

Các tính năng trợ giúp:

  • Có thể chọn vào điểm bất kì trong vùng nhập định khoản thì phần mềm sẽ tự động thêm dòng định khoản đầu tiên.
  • Với một số tài khoản (do người dùng thiết lập) sẽ theo dõi tài khoản theo đối tượng đã thiết lập thì việc nhập chứng từ phải nhập thêm đối tượng theo dõi. Ví dụ tài khoản 131 theo dõi theo từng đối tượng khách hàng, tài khoản 112 theo dõi tài khoản tiền gửi tại từng ngân hàng tài khoản khác nhau.


  • Ví dụ cách nhập nhanh danh mục của một số tài khoản:
  • Bạn đã thiết lập tài khoản 112 theo dõi theo đối tượng là tài khoản ngân hàng thì khi nhập định khoản phần mềm sẽ bắt buộc người dùng nhập tên tài khoản ngân hàng vào đối tượng.
  • Nếu đã thiết lập danh mục tài khoản ngân hàng thì chọn ngay tên tài khoản trong danh sách danh muc xổ ra. Hoặc có thể gõ nhanh mã ngân hàng để chọn nhanh tài khoản.

        thêm đối tượng TKNH     chọn đối tượng       thiết lập đối tượng TK 112

  • Nếu chưa nhập danh mục tài khoản ngân hàng thì phải tiến hành thêm mới bằng cách
  • Từ ô chọn tài khoản ngân hàng nhấn phím F3 trên bàn phím hoặc nhấn nút . Sau đó tiến hành thêm mới đối tượng. Cuối cùng là nhấn nút Lưu. Tuần tự tiến hành như sau:

danh mục tài khoản ngân hàngdanh mục tài khoản ngân hàngdanh mục tài khoản ngân hàng

  • Thực hiện tương tự với các tài khoản được thiết lập theo dõi theo đối tương như tài khoản 131, TK 156

thêm đối tượng khách hàng  thiết lập đối tượng TK 131

  • Đối với tài khoản 156 thiết lập theo dõi theo 2 đối tượng thì phải chọn 2 đối tượng khi nhập định khoản

      chọn đối tượng hàng hoá      chọn đối tượng kho hàng      

  • Kết quả

thiết lập đối tượng TK 156

  • Tại ô nhập định khoản người dùng có thể nhập trực tiếp số hiệu tài khoản. Trong khi đang nhập phần mềm sẽ liệt kê ra tất cả những tài khoản tìm được tương ứng với số liệu đang nhập. Từ đó người dùng có thể chọn nhanh định khoản cần nhập và có thể xem lại đầy đủ tên tài khoản. Có thể sử dụng các phím di chuyển như ←→↑↓ để di chuyển nhanh hơn. Dùng phím Backspace để xóa từng số định khoản nhập sai.
  • Khi đã nhập cột Số lượng và đơn giá, phần mềm sẽ tự động tính Thành tiền. Có thể nhập trực tiếp số liệu trong ô Thành tiền với những tài khoản không nhập số lượng, đơn giá.
  • Sau khi nhập xong cột Thành tiền nhấn Enter thì phần mềm sẽ tự động thêm vào cột Diễn giải với nội dung như mục Nội dung đã nhập ở phần Thông tin chung. Đây cũng chính là nội dụng của các diễn giải khi lên báo cáo
  • Khi đã chọn mức thuế suất thuế GTGT thì khi thêm dòng định khoản mới với tài khoản nhập là 1331, hày 33311 thì phần mềm sẽ tự động tính thuế theo mức thuế suất đã khai và thêm vào cột diễn giải. Việc cần làm của bạn là nhấn nút Enter theo từng trường phải nhập.
  • Thay đổi cách sắp xếp các dòng định khoản bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề của cột và cột sẽ xuất hiện dấu sắp xếp và dấu sắp xếp sau đó để thay đổi cách sắp xếp thì tiếp tục nhấp chuột. Mũi tên hướng lên chỉ cách sắp xếp theo hướng tăng dần, mũi tên hướng xuống chỉ cách sắp xếp theo hướng giảm dần. Cách sắp xếp này áp dụng cho tất cả các cột.
  • Phần mềm cho phép lọc tìm dữ liệu ở các cột theo điều kiện bằng cách chọn dấu lọc trên tiêu đề của cột. Sau đó chọn các điều kiện lọc theo mục đích

lọc tìm dữ liệu

Các bước để xóa định khoản tương tự như xóa chứng từ


Nhập hóa đơn

Đối với chứng từ có kèm theo hóa đơn ví dụ như hóa đơn GTGT, hóa đơn thông thường của các hoạt động mua vào bán ra của doanh nghiệp thì phải nhập thêm thông tin về hóa đơn tại Tab Hóa đơn. Cách nhập thêm hóa đơn tương tự như cách nhập thêm định khoản.

Việc kê khai hóa đơn GTGT ở tab Hóa đơn là không bắt buộc nếu đơn vị kế toán tự kê khai trực tiếp vào bằng phần mềm HTKK của Tổng cục thuế. Tuy nhiên việc kê khai hóa đơn trong phần mềm thuận tiện hơn rất nhiều do thông tin về hóa đơn hầu hết đã được lấy từ chứng từ (ngoài thông tin về hàng hóa, số tiền, thì tên người mua, người bán, mã số thuế cũng đã khai báo sẵn trong danh mục nên không phải nhập lại cho từng hóa đơn). Kê khai hóa đơn trong phần mềm thì rất dễ kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh sai sót.

Chọn nút hoặc nhấn phím F7 trên bàn phím để thêm hóa đơn

Thông tin về hóa đơn gồm có:

thông tin hoá đơn

thông tin hoá đơn

  • Chọn loại hóa đơn cần nhập.

thông tin hoá đơn

  • Phần mềm hiện có 5 loại hóa đơn: Bán ra, Bán ra (không tính thuế), Mua vào dùng riêng SXKD chịu VAT đủ điều kiện khấu trừ, Mua vào dùng chung SXKD chịu VAT và không chịu VAT đủ điều kiện khấu trừ, Mua vào dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ. Trong đó:
  • Bán ra: sử dụng để khai các loại hóa đơn đầu ra không chịu thuế và chịu thuế của doanh nghiệp
  • Bán ra (không tính thuế): sử dụng để khai các hoá đơn đầu ra không tính thuế của doanh nghiệp
  • Mua vào - Nhóm 1: Khai các hóa đơn HHDV mua vào dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế: Số tiền thuế tại mục này được khấu trừ toàn bộ
  • Mua vào - Nhóm 2: Khai các hóa đơn HHDV mua vào dùng chung cho SXKD chịu thuế và không chịu thuế, đủ điều kiện để khấu trừ thuế: Số tiền thuế tại mục này phải phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế trên tổng doanh thu để tính số thuế được khấu trừ;
  • Mua vào - Nhóm 3: Khai các hóa đơn mua HHDV dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện được khấu trừ thuế. Số liệu tại mục này được tổng hợp để khai vào:

+ Nếu dự án đầu tư tại tỉnh/TP cùng với trụ sở chính: khai Tờ khai thuế GTGT dành cho dự án đầu tư và bù trừ với Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT tại chỉ tiêu [40b]; Tiền thuế của dự án đầu tư còn trên 200 triệu thì được hoàn;

+ Tờ khai thuế GTGT dành cho dự án đầu tư nếu dự án đầu tư tại tỉnh/TP khác trụ sở chính;

  • Tại mục Đơn vị ( bên bán/ bên mua ): tại mục này chỉ điền mã Đơn vị.
  • Nếu đã có trong danh mục người bán/khách hàng thì chỉ chọn mã theo danh sách đổ xuống, phần mềm sẽ tự động nhập tên đơn vị và các thông tin đã được kê khai khác. Nếu chưa có thì phải thêm tên đơn vị vào danh mục người bán hay khách hàng bằng cách nhấn phím F3 trên bàn phím để tới nhanh trang nhập Danh mục khách hàng/người bán. Cách nhập mã Đơn vị được hướng dẫn tại mục nhập Danh mục.
  • Đối với những khách hàng/người bán vãng lại không bắt buộc theo dõi chi tiết thông tin thì bỏ qua mục này và chỉ nhập trực tiếp Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số thuế để phục vụ cho việc lên tờ khai thuế GTGT.
  • Hình thức thanh toán: phần mềm hiện có 3 loại hình thức thanh toán để chọn: Tiền mặt, Chuyển khoản, Tiền mặt/Chuyển khoản

hình thức thanh toán

  • Tên hàng hóa - dịch vụ: người dùng phải nhập trực tiếp, nếu trùng tên hàng hóa - dịch vụ đã nhập trước đó thì phần mềm sẽ tự động nhập lên để người dùng chọn nhanh.
  • Các mục %Thuế, Tiền trước thuế, Tiền thuế phần mềm sẽ căn cứ vào số liệu đã được nhập vào phần kê khai định khoản để tự động nhập vào nhưng người dùng có thể sửa lại nếu muốn.

Các bước để xóa hóa đơn tương tự như xóa chứng từ

Nhập các bút toán ngoài bảng

Trình tự nhập các bút toán ngoài bảng tương tự như trình tự nhập định khoản.

Các bước để xóa bút toán ngoài bảng tương tự như xóa chứng từ


  • 4. Nhấn nút "Lưu"

Sau khi hoàn tất các bước khai thông tin tài khoản để lưu lại chứng từ nhấn nút

8 bước làm quen với Phần mềm Kế Toán Tony: Hướng dẫn nhanh