Mã hoá thông tin có thể hiểu là việc tập hợp tất cả các thông tin của một đối tương nào đó thành một đoạn mã (có thể là số, chữ hay các ký hiệu,...) mà thông qua đoạn mã này sẽ biết được các thông tin chi tiết về đối tượng đó. Ví dụ: Thông qua số mã vạch hàng hóa có thể biết được các thông số của hàng hóa như: nước sản xuất, tên doanh nghiệp, lô, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, thông tin về kích thước sản phẩm, nơi kiểm tra...

Trong kế toán có rất nhiều các đối tượng cần theo dõi như: Khách hàng, Nhân viên, Kho, Hàng hóa, TSCĐ... Để tin học hoá công tác kế toán hay nói đơn giản là để tối ưu việc xử lý tìm kiếm, tính toán... thay vì phải xử lý rất nhiều thông tin về một đối tượng thì chỉ cần xử lý với đoạn mã hoá của đối tượng đó.

Nguyên tắc chung của việc đánh mã thông tin là:

  • Được phép dùng các ký tự chữ (A - Z) hoặc ký tự số (0 - 9), có thể dùng một số ký tự đặc biệt như dấu gạch ngang (-), gạch chân (_) hoặc gạch chéo (/, \), dấu chấm (.).
  • Nếu dùng ký tự chữ thì nên dùng chữ in hoa.
  • Tuy nhiên không nên dùng mã bằng tiếng Việt (chữ thường có dấu), không nên dùng các ký tự đặc biệt như dấu cách, dấu phẩy (,), dấu chấm than (!), dấu hỏi (?),...
  • Mã của một đối tượng phải là duy nhất, không được phép trùng nhau.
  • Vì số đối tượng trong danh mục sẽ tăng thêm theo thời gian, nên khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến đối tượng phát sinh thêm.
  • Đối với danh mục lớn, nên đánh số kèm theo ký hiệu, ví dụ: AB00001, AB00002, …, AC00001, …
  • Đối với danh mục không lớn, nên đánh số theo ký hiệu dễ nhớ, ví dụ: Công ty ABC có mã là ABC, Kho 123 có mã K123, …
  • Nếu danh sách thông tin cần khai báo có: Số lượng < 10, mã số có thể bắt đầu từ 1; Nếu 10<=SL<100, mã số phải bắt đầu từ 01; Nếu 100<=SL<1000, mã số phải bắt đầu từ 001...
  • Phần mềm cho phép phân nhóm các danh mục, mỗi nhóm cũng được đánh mã, với các đối tượng trong nhóm, có thể ghép mã của nhóm vào mã đối tượng, ví dụ: Nhóm A có đối tượng lần lượt A001, A002,

8 bước làm quen với Phần mềm Kế Toán Tony: Hướng dẫn nhanh